Begeleid vertrek met een duidelijke offboardingflow, zodat niets blijft liggen.
Wanneer een medewerker vertrekt, moeten HR, manager en IT op korte tijd veel zaken regelen. Qaro brengt documenten, assets, toegangen, taken en historiek samen in één opvolgbaar proces.
Probleem
Vertrek vraagt meer opvolging dan één checklist
Bij offboarding moeten veel kleine, maar belangrijke zaken tegelijk gebeuren.
Welke documenten moeten nog geregeld worden?
Welke toestellen of assets moeten terugkomen?
Welke toegangen moeten worden afgesloten?
Wie plant het exitgesprek?
Welke kennis moet nog worden overgedragen?
Als die stappen verspreid zitten over mails, afspraken en losse checklists, ontstaat risico. Niet elke vergeten stap is even zichtbaar, maar sommige vergeten stappen kunnen wel grote gevolgen hebben.
Offboarding vraagt structuur, omdat vertrek vaak sneller gaat dan de opvolging errond.
Hoe qaro helpt
Eén flow voor documenten, materiaal, toegangen en acties
In Qaro start HR de offboarding vanuit het medewerkersdossier. De flow verzamelt alles wat geregeld moet worden en verdeelt acties over de juiste betrokkenen.
Qaro helpt om:
- offboardingtaken klaar te zetten voor HR, manager en IT;
- assets en materiaal afzonderlijk op te volgen;
- toegangen en afsluitingen zichtbaar te maken;
- documenten en exitinformatie te koppelen aan het dossier;
- de historiek van het vertrek te bewaren.
Zo ziet HR niet alleen dat iemand vertrekt, maar ook welke stappen nog openstaan.
Qaro maakt offboarding volledig, controleerbaar en traceerbaar.
Voorbeeldscenario
Alles geregeld vóór de laatste werkdag
Een medewerker verlaat het bedrijf binnen drie weken. HR opent het medewerkersdossier en start de offboardingflow.
Qaro maakt acties zichtbaar:
- IT moet toegangen afsluiten;
- de manager plant kennisoverdracht;
- HR vraagt de nodige documenten op;
- materiaal wordt gemarkeerd als terug te brengen;
- het exitgesprek krijgt een deadline.
HR volgt de voortgang op vanuit één overzicht en ziet tijdig wat nog niet klaar is.
De laatste werkdag wordt geen race tegen vergeten taken.
Wat dit oplevert
Meer controle bij gevoelige vertrekprocessen
Met Qaro wordt offboarding geen losse checklist, maar een opvolgbaar proces met duidelijke verantwoordelijkheden.
Qaro helpt om:
- minder stappen te vergeten;
- materiaal en toegangen beter op te volgen;
- HR, manager en IT beter te laten samenwerken;
- gevoelige vertrekinfo in de juiste context te bewaren;
- achteraf te kunnen zien wat wanneer werd afgerond.
Zo verloopt vertrek ordelijker, veiliger en met minder manuele controle.
